Bank will Ausweiskopie: Darf die Bank meinen Personalausweis kopieren?
Das Konto besteht seit zwölf Jahren. Die Bank kennt den Kunden, seine Adresse hat sich nicht geändert und das Gehalt geht jeden Monat auf dasselbe Konto. Trotzdem erscheint plötzlich eine Nachricht im Onlinebanking: „Bitte senden Sie uns eine aktuelle Kopie Ihres Personalausweises.“ Der Kunde wundert sich. Schließlich hat er sich bereits bei der Kontoeröffnung legitimiert. Warum will die Bank jetzt erneut seinen Ausweis – und darf sie überhaupt eine Kopie speichern?
Solche Aufforderungen können einen ganz normalen geldwäscherechtlichen Hintergrund haben. Banken gehören zu den Verpflichteten des Geldwäschegesetzes und müssen die Identität ihrer Kunden feststellen und überprüfen. Bei natürlichen Personen gehören dazu insbesondere Name, Geburtsort, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit und Wohnanschrift. Für die Überprüfung kann insbesondere ein gültiger Personalausweis oder Reisepass verwendet werden.
Ich bin Rechtsanwalt Martin Wehrmann von WEHRMANN Digital- und Wirtschaftsrecht und beschäftige mich als Spezialist insbesondere mit Bankanfragen, Mittelherkunftsnachweisen, Herkunftsnachweisen und Vermögensherkunft. Wenn die Forderung nach einer Ausweiskopie zusammen mit Fragen zur Herkunft Ihres Geldes oder Vermögens auftritt, können Sie mir Ihren Fall über mittelherkunftsnachweis.de online oder per E-Mail schildern. Dort erhalten Betroffene eine kostenfreie Ersteinschätzung.
Warum will meine Bank plötzlich eine Ausweiskopie?
Der erste Gedanke vieler Kunden lautet: „Die Bank hat meinen Ausweis doch schon gesehen.“
Das kann stimmen. Trotzdem müssen Banken Kundendaten im Rahmen ihrer geldwäscherechtlichen Pflichten aktuell halten und Geschäftsbeziehungen überwachen. Bestehen Zweifel daran, ob frühere Identifizierungsangaben noch zutreffen, kann eine erneute Identifizierung erforderlich werden.
Eine neue Ausweisanfrage bedeutet deshalb für sich genommen nicht, dass die Bank Ihnen etwas vorwirft.
Darf die Bank meinen Personalausweis kopieren?
Im Rahmen der geldwäscherechtlichen Identifizierung gibt es hierfür eine klare gesetzliche Grundlage.
Werden bestimmte Identitätsdokumente zur Überprüfung vorgelegt, sieht § 8 GwG für Verpflichtete nicht lediglich ein Recht, sondern grundsätzlich auch eine Pflicht vor, eine Kopie anzufertigen beziehungsweise das Dokument vollständig optisch digital zu erfassen.
Die verbreitete Aussage „Banken dürfen Personalausweise grundsätzlich niemals kopieren“ ist daher in dieser Pauschalität falsch.
Warum reicht es nicht, den Ausweis nur kurz vorzuzeigen?
Das Geldwäschegesetz beschränkt sich nicht darauf, dass ein Bankmitarbeiter einmal kurz das Foto mit dem Kunden vergleicht.
Bestimmte Angaben und die Durchführung der Identitätsprüfung müssen dokumentiert werden. Die aktuellen Auslegungs- und Anwendungshinweise der BaFin sehen für die geldwäscherechtliche Identifizierung ebenfalls die Kopie beziehungsweise vollständige optische digitale Erfassung des verwendeten Identitätsdokuments vor.
Die Bank benötigt also nicht zwangsläufig deshalb eine Kopie, weil sie Ihnen misstraut. Dokumentation gehört selbst zur Compliance-Prüfung.
Unser Fall: Der alte Personalausweis ist längst abgelaufen
Beim Kunden aus der Einleitung findet sich schließlich eine einfache Erklärung.
Die Bank besitzt zwar Daten aus der früheren Identifizierung. Der damals verwendete Personalausweis ist mittlerweile jedoch abgelaufen. In der Zwischenzeit wurde ein neues Dokument mit einer neuen Ausweisnummer ausgestellt.
Damit wird verständlich, warum ein langjähriger Kunde erneut angesprochen werden kann. Die Dauer der Geschäftsbeziehung macht Identitätsdaten nicht automatisch dauerhaft aktuell.
Welche Daten darf die Bank zur Identifizierung erheben?
Bei natürlichen Personen nennt das Geldwäschegesetz mehrere grundlegende Angaben.
Dazu gehören Vor- und Nachname, Geburtsort, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit sowie grundsätzlich die Wohnanschrift. Für die Dokumentation des zur Identifizierung verwendeten Dokuments spielen außerdem beispielsweise Dokumentenart, Nummer und ausstellende Behörde eine Rolle.
Das erklärt, warum Banken bei einer Identitätsprüfung mehr Informationen benötigen können als lediglich Name und Kontonummer.
Muss der Ausweis noch gültig sein?
Für die klassische Identitätsprüfung anhand eines Personalausweises oder Reisepasses sieht § 12 GwG einen gültigen amtlichen Ausweis mit Lichtbild vor.
Ein seit mehreren Jahren abgelaufener Personalausweis ist deshalb nicht einfach mit einem aktuellen Dokument gleichzusetzen.
Fordert die Bank eine neue Ausweiskopie an, lohnt sich ein Blick auf die Gültigkeitsdauer des Dokuments, das bei der ursprünglichen Identifizierung verwendet wurde.
Personalausweis oder Reisepass – was kann verwendet werden?
Das Geldwäschegesetz beschränkt die klassische Identifizierung nicht ausschließlich auf den deutschen Personalausweis.
Genannt werden insbesondere gültige amtliche Ausweise mit Lichtbild, mit denen die Pass- und Ausweispflicht erfüllt wird. Dazu kann insbesondere auch ein Reisepass gehören.
Wenn Sie Ihren Personalausweis nicht verwenden möchten oder gerade keinen gültigen besitzen, kann deshalb eine Rückfrage sinnvoll sein, welches alternative Identitätsdokument die Bank im konkreten Verfahren akzeptiert.
Bank will Ausweiskopie per E-Mail – sollte ich sie einfach schicken?
Hier würde ich zunächst prüfen, ob die Aufforderung tatsächlich von der Bank stammt.
Ausweisdokumente enthalten sensible personenbezogene Informationen. Eine unerwartete E-Mail mit der Aufforderung, kurzfristig eine Ausweiskopie an eine unbekannte Adresse zu senden, sollte deshalb nicht ungeprüft beantwortet werden.
Nutzen Sie im Zweifel einen Ihnen bereits bekannten Kontaktweg zur Bank. Fragen Sie außerdem, über welchen sicheren Übermittlungsweg die Bank das Dokument erhalten möchte.
Vorsicht vor gefälschten Banknachrichten
Eine Aufforderung zur Übersendung eines Ausweises eignet sich naturgemäß auch für Identitätsdiebstahl.
Besonders vorsichtig wäre ich bei Nachrichten, die ungewöhnlichen Zeitdruck erzeugen, auf fremde Uploadseiten führen oder zusätzlich Passwörter, PINs oder TANs verlangen.
Eine echte Ausweisanfrage lässt sich über die offiziellen Kontaktmöglichkeiten Ihrer Bank verifizieren. Sensible Dokumente sollten nicht allein deshalb versendet werden, weil eine E-Mail optisch professionell aussieht.
Kann die Bank auch eine digitale Identifizierung anbieten?
Ja. Das Geldwäschegesetz kennt neben der klassischen Prüfung eines vor Ort vorgelegten Dokuments weitere Verfahren zur Identitätsüberprüfung.
Dazu gehören gesetzlich vorgesehene elektronische Möglichkeiten beziehungsweise andere Verfahren mit einem entsprechenden Sicherheitsniveau.
Wenn Sie keine einfache Dokumentenkopie versenden möchten, kann sich deshalb die Frage lohnen, welche Identifizierungsverfahren Ihre Bank konkret anbietet.
Was ist mit geschwärzten Ausweiskopien?
Bei einer gewöhnlichen Kopie für einen beliebigen privaten Zweck kann die Frage nach Schwärzungen anders zu beurteilen sein als bei einer gesetzlich vorgeschriebenen Identifizierung.
Wenn die Bank das Dokument gerade benötigt, um bestimmte Identitätsmerkmale nach dem Geldwäschegesetz zu überprüfen und zu dokumentieren, können Schwärzungen dazu führen, dass die Kopie für diesen Zweck nicht mehr geeignet ist.
Deshalb sollte man nicht eigenmächtig Daten entfernen und anschließend davon ausgehen, die gesetzlichen Anforderungen seien trotzdem erfüllt. Fragen Sie vorher, welche Angaben die Bank tatsächlich benötigt.
Darf jede Firma einfach meinen Ausweis kopieren?
Nein. Man sollte die geldwäscherechtliche Situation einer Bank nicht auf jede Alltagssituation übertragen.
Das Personalausweisgesetz enthält eigene Regeln für Ablichtungen. Gleichzeitig gelten weiterhin die allgemeinen datenschutzrechtlichen Anforderungen.
Bei Banken kommt hinzu, dass sie aufgrund des Geldwäschegesetzes besonderen Identifizierungs-, Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten unterliegen. Eine Bankkopie zur GwG-Identifizierung ist deshalb rechtlich anders einzuordnen als irgendeine beliebige Ausweiskopie.
Warum fragt die Bank zusätzlich nach meiner Adresse?
Auf dem Personalausweis befindet sich zwar grundsätzlich eine Anschrift. Trotzdem kann die Bank zusätzliche Angaben oder eine Aktualisierung ihrer Kundendaten verlangen.
Das kann beispielsweise relevant werden, wenn die gespeicherte Anschrift nicht mehr mit den aktuellen Informationen übereinstimmt.
Gerade solche Abweichungen sollte man nicht ignorieren. Unterschiedliche Adressen in Kundenunterlagen können weitere Rückfragen verursachen, obwohl sich der Sachverhalt möglicherweise einfach erklären lässt.
Ausweiskopie bei einer Bankvollmacht
Nicht nur der Kontoinhaber selbst kann von einer Identifizierung betroffen sein.
Tritt eine andere Person für einen Kunden auf, muss die Bank im Rahmen der allgemeinen Sorgfaltspflichten gegebenenfalls auch diese Person identifizieren und prüfen, ob sie hierzu berechtigt ist.
Deshalb kann beispielsweise auch bei der Einrichtung oder Nutzung bestimmter Vollmachten eine Legitimation verlangt werden.
Ausweiskopie bei Unternehmen und Gesellschaften
Noch komplexer wird die Situation bei Geschäftskonten.
Eine GmbH besitzt naturgemäß keinen Personalausweis. Die Bank muss deshalb die Gesellschaft und gegebenenfalls die für sie auftretenden natürlichen Personen identifizieren. Zusätzlich spielt die Ermittlung des wirtschaftlich Berechtigten eine wichtige Rolle.
Geschäftsführer oder andere handelnde Personen können deshalb aufgefordert werden, persönliche Identitätsnachweise vorzulegen, obwohl das Konto auf den Namen des Unternehmens geführt wird.
Was hat die Ausweiskopie mit einem Mittelherkunftsnachweis zu tun?
Zunächst handelt es sich um zwei verschiedene Prüfungen.
Die Ausweiskopie beantwortet die Frage, wer Sie sind. Der Mittelherkunftsnachweis beantwortet die Frage, woher bestimmte finanzielle Mittel stammen.
Beides kann jedoch gleichzeitig abgefragt werden. Eine Bank kann beispielsweise ihre Kundendaten aktualisieren und parallel einen ungewöhnlich hohen Zahlungseingang überprüfen.
Bank will Ausweis und fragt gleichzeitig nach 250.000 Euro
Nehmen wir an, auf einem Konto gehen 250.000 Euro ein. Kurz danach fordert die Bank einen aktuellen Ausweis und Unterlagen zur Geldherkunft.
Dann sollte der Kunde die beiden Anforderungen nicht miteinander verwechseln. Mit der Ausweiskopie wird die Herkunft der 250.000 Euro nicht belegt.
Für die Vermögensherkunft können beispielsweise ein Immobilienverkauf, eine Erbschaft, eine Schenkung, Unternehmensvermögen, Wertpapiergeschäfte, Kryptowährungen oder Edelmetalle eine Rolle spielen. Die jeweils passenden Herkunftsnachweise müssen separat betrachtet werden.
Warum ein aktueller Ausweis den Herkunftsnachweis nicht ersetzt
Gerade bei umfangreichen Bankanfragen entsteht manchmal der Eindruck: „Ich habe doch meine Identität nachgewiesen – was möchte die Bank noch?“
Identität und wirtschaftlicher Ursprung des Geldes sind jedoch zwei völlig unterschiedliche Informationen.
Wenn eine Bank einen Mittelherkunftsnachweis verlangt, sollte deshalb nicht nur auf bereits erfolgte Identifizierungen verwiesen werden. Bei größeren oder komplizierten Vermögenswerten kann ein Anwalt für Mittelherkunftsnachweise helfen, die eigentliche Herkunftsdokumentation aufzubauen.
Muss ich bei einer erneuten Identifizierung reagieren?
Eine Anfrage sollte jedenfalls nicht einfach ignoriert werden.
Kann eine Bank geldwäscherechtlich erforderliche Sorgfaltspflichten nicht erfüllen, können daraus Konsequenzen für die Geschäftsbeziehung oder einzelne Transaktionen entstehen. Welche Folgen im konkreten Fall zulässig beziehungsweise erforderlich sind, hängt von der jeweiligen Situation ab.
Deshalb würde ich bei Zweifeln nicht schweigen, sondern zunächst schriftlich klären, warum die erneute Identifizierung benötigt wird und welches Verfahren die Bank akzeptiert.
Fünf praktische Schritte bei einer Ausweisanfrage
1. Prüfen Sie zuerst, ob die Nachricht tatsächlich von Ihrer Bank stammt. 2. Kontrollieren Sie, ob Ihr bisher hinterlegter Ausweis inzwischen abgelaufen ist.
3. Fragen Sie nach dem vorgesehenen sicheren Übermittlungs- oder Identifizierungsverfahren. 4. Schwärzen Sie bei einer geldwäscherechtlichen Identifizierung nicht eigenmächtig erforderliche Angaben.
5. Werden gleichzeitig Fragen nach Geld oder Vermögen gestellt, behandeln Sie Identifizierung und Mittelherkunft als zwei getrennte Prüfungen.
Wie endet unser Fall mit dem langjährigen Bankkunden?
Der Kunde aus der Einleitung stellt schließlich fest, dass die Bank nicht plötzlich sein gesamtes finanzielles Leben neu untersuchen möchte.
Sein früheres Identitätsdokument ist nicht mehr aktuell. Nach Verifizierung der Anfrage nutzt er das von seiner Bank vorgesehene Verfahren und aktualisiert seine Identitätsdaten.
Die wichtigste Erkenntnis lautet deshalb: Wenn die Bank eine Ausweiskopie will, sollte zuerst geklärt werden, ob es um eine gewöhnliche Aktualisierung der Identifizierung oder um einen größeren Prüfkomplex geht.
Bank will Ausweiskopie: Rechtsanwalt Martin Wehrmann bei zusätzlichen Herkunftsfragen
Wenn Ihre Bank eine Ausweiskopie verlangt, kann dahinter eine gesetzlich erforderliche Identifizierung oder Aktualisierung von Kundendaten stehen. Die Bank darf im Rahmen der geldwäscherechtlichen Identitätsprüfung nicht nur bestimmte Ausweisdaten erfassen; das Geldwäschegesetz sieht bei entsprechenden Identitätsdokumenten grundsätzlich auch deren Kopie beziehungsweise vollständige optische Erfassung vor.
Davon getrennt sind Fragen zur Mittelherkunft und Vermögensherkunft. Ich bin Rechtsanwalt Martin Wehrmann von WEHRMANN Digital- und Wirtschaftsrecht und beschäftige mich als Experte und Spezialist mit Mittelherkunftsnachweisen, Herkunftsnachweisen und der Dokumentation von Vermögensherkunft. Meine Tätigkeit umfasst insbesondere Herkunftsfragen bei Bankguthaben, Bargeld, Kryptowährungen, Edelmetallen, Immobilien, Unternehmensvermögen, Erbschaften und Schenkungen sowie Herkunftsnachweise gegenüber Banken und dem Finanzamt.
Auf mittelherkunftsnachweis.de beschäftige ich mich seit 2021 vertieft mit dem Mittelherkunftsnachweis und der Herkunft finanzieller Mittel. Wenn Ihre Bank neben der Ausweiskopie auch die Herkunft eines größeren Geldbetrags oder Vermögens hinterfragt und Sie einen Anwalt für Mittelherkunftsnachweis, einen Spezialisten für Vermögensherkunft oder eine Kanzlei für Herkunftsnachweise suchen, können Sie dort Ihren Fall online oder per E-Mail schildern. Sie erhalten eine kostenfreie Ersteinschätzung durch Rechtsanwalt Martin Wehrmann.
