Mittelherkunftsnachweis bei Qonto: So weisen Unternehmen die Herkunft ihrer Gelder nachvollziehbar nach
Eine GmbH erhält plötzlich 220.000 Euro auf ihrem Qonto-Geschäftskonto. 90.000 Euro stammen aus dem Verkauf einer Maschine, 70.000 Euro hat eine ausländische Muttergesellschaft überwiesen und weitere 60.000 Euro kommen von einem neuen Großkunden. Wenige Tage später werden zusätzliche Angaben und Unterlagen zu einzelnen Transaktionen benötigt. Der Geschäftsführer ist überrascht: Alle Zahlungen sind geschäftlich vollkommen legitim – trotzdem muss er ihre Herkunft nachvollziehbar erklären.
Wie lange solche Prüfungen bei Qonto und anderen Banken typischerweise dauern, lesen Sie hier.
Ein Mittelherkunftsnachweis bei Qonto kann insbesondere für Unternehmen anspruchsvoll werden. Denn auf Geschäftskonten fließen nicht nur gewöhnliche Umsätze. Dort treffen Kaufpreise, Gesellschafterzahlungen, Darlehen, internationale Überweisungen, Steuererstattungen und andere Finanzierungsquellen zusammen.
Ich bin Rechtsanwalt Martin Wehrmann und befasse mich mit meiner Kanzlei WEHRMANN Digital- und Wirtschaftsrecht spezialisiert mit Mittelherkunftsnachweisen, Vermögensherkunft und Herkunftsnachweisen nach dem Geldwäschegesetz. Auf mittelherkunftsnachweis.de beschäftige ich mich seit 2021 vertieft mit der Herkunft von Finanzmitteln und Vermögenswerten. Betroffene können ihren Fall dort online oder per E-Mail schildern und eine kostenfreie Ersteinschätzung zum Mittelherkunftsnachweis erhalten.
Was bedeutet Mittelherkunftsnachweis bei Qonto?
Bei einem Herkunftsnachweis geht es darum, den wirtschaftlichen Hintergrund einer Zahlung verständlich zu machen. Ein Kontoauszug zeigt zwar, dass beispielsweise 70.000 Euro eingegangen sind. Er erklärt aber noch nicht unbedingt, warum dieses Geld gezahlt wurde.
Bei Unternehmen ist deshalb häufig das zugrunde liegende Geschäft besonders wichtig. Hinter einem Zahlungseingang können eine Rechnung, ein Kaufvertrag, ein Darlehensvertrag oder eine konzerninterne Finanzierung stehen.
Mein Rat lautet deshalb: Fragen Sie sich nicht zuerst „Welchen Kontoauszug brauche ich?“, sondern „Welcher wirtschaftliche Vorgang hat diese Zahlung ausgelöst?“ Von dieser Antwort ausgehend lässt sich der Mittelherkunftsnachweis aufbauen.
Warum können bei Qonto zusätzliche Unterlagen verlangt werden?
Qonto ist auf Geschäftskonten und Finanzmanagement für Unternehmen und Selbstständige ausgerichtet. Gerade im geschäftlichen Zahlungsverkehr können sehr unterschiedliche Transaktionen auftreten.
Qonto sieht bei bestimmten Zahlungsvorgängen selbst die Möglichkeit beziehungsweise Notwendigkeit vor, Rechnungen, Verträge oder andere Unterlagen einer Überweisung zuzuordnen. Besonders bei bestimmten internationalen Überweisungen können Dokumente zur Begründung des Zahlungszwecks erforderlich werden.
Für Unternehmen bedeutet das: Vertrag, Rechnung und tatsächliche Zahlung sollten möglichst zusammenpassen. Genau diese Verbindung ist auch für einen späteren Herkunftsnachweis besonders hilfreich.
Die 220.000 Euro aus unserem Beispiel richtig aufteilen
Unser Geschäftsführer sollte nicht versuchen, die gesamten 220.000 Euro mit einer pauschalen Erklärung wie „betriebliche Einnahmen“ abzudecken. Wirtschaftlich liegen drei völlig unterschiedliche Vorgänge vor.
Die 90.000 Euro stammen aus einem Anlagenverkauf. Die 70.000 Euro kommen aus dem Gesellschafterbereich. Weitere 60.000 Euro sind Kundenumsatz.
Deshalb empfehle ich drei separate Herkunftsstränge. Jeder Betrag bekommt eine eigene Erklärung und die dazugehörigen Unterlagen. Erst am Ende werden diese drei Bereiche zu einem Gesamtbild verbunden.
Verkauf von Betriebsvermögen als Mittelherkunft nachweisen
Nehmen wir zunächst die verkaufte Maschine. Ein Unternehmen hat sie vor mehreren Jahren angeschafft und verkauft sie nun für 90.000 Euro.
Für den aktuellen Geldzufluss kann zunächst der Verkaufsvertrag beziehungsweise die Rechnung entscheidend sein. Hinzu kommt der tatsächliche Zahlungseingang des Käufers.
Bei weitergehenden Fragen können außerdem Unterlagen zum ursprünglichen Eigentum hilfreich werden. Dadurch lässt sich erklären, warum das Unternehmen überhaupt berechtigt war, den Gegenstand zu veräußern. Ein Anwalt für Mittelherkunftsnachweise kann bei großen Einzeltransaktionen prüfen, wie weit die Dokumentation tatsächlich zurückreichen sollte.
Gesellschafterzahlung ist nicht automatisch eine normale Einnahme
Besonders genau sollte man Zahlungen aus dem Gesellschafterkreis betrachten. 70.000 Euro von einer Muttergesellschaft können wirtschaftlich völlig unterschiedliche Bedeutungen haben.
Das Geld könnte beispielsweise aus einem Darlehen, einer Kapitalzuführung oder einem anderen konzerninternen Vorgang stammen. Diese Varianten sollten nicht miteinander vermischt werden.
Für einen nachvollziehbaren Herkunftsnachweis bei Qonto sollte deshalb erklärt werden, auf welcher Grundlage die Zahlung erfolgte. Vertrag, gesellschaftsrechtliche Unterlagen und Banktransaktion können gemeinsam einen wesentlich stärkeren Zusammenhang herstellen als der Verwendungszweck allein.
Wirtschaftlich Berechtigte können bei Qonto wichtig werden
Bei Gesellschaften spielt nicht nur die juristische Person selbst eine Rolle. Auch die Menschen, die wirtschaftlich hinter einem Unternehmen stehen, können im Rahmen von Prüfungen relevant werden.
Das gilt besonders bei mehrstufigen Beteiligungsstrukturen. Eine GmbH kann beispielsweise einer Holding gehören, deren Anteile wiederum von mehreren natürlichen Personen gehalten werden.
Unternehmen sollten deshalb darauf achten, dass Angaben zu Gesellschaftern und wirtschaftlich Berechtigten aktuell und konsistent dokumentiert sind. Komplexe Eigentümerstrukturen und ungewöhnliche Geldbewegungen gleichzeitig zu erklären, kann erheblichen zusätzlichen Aufwand verursachen.
Qonto und internationale Überweisungen: Dokumente frühzeitig sichern
Internationaler Geschäftsverkehr gehört für viele Unternehmen zum Alltag. Lieferanten sitzen in Asien, Kunden in den USA und Tochtergesellschaften innerhalb der Europäischen Union.
Qonto ermöglicht internationale Zahlungsbewegungen und Fremdwährungstransaktionen. Bei bestimmten Überweisungen können unterstützende Dokumente wie Rechnungen oder Verträge unmittelbar mit dem Vorgang verbunden werden.
Mein Praxistipp: Warten Sie nicht auf eine spätere Mittelherkunftsanfrage. Bei größeren internationalen Transaktionen sollten Vertragsunterlagen, Rechnung, Zahlungsbeleg und gegebenenfalls Umrechnungsinformationen direkt gemeinsam archiviert werden.
Fremdwährungen können einen Herkunftsnachweis unnötig kompliziert wirken lassen
Angenommen, ein amerikanischer Kunde bezahlt eine Rechnung über 75.000 US-Dollar. Auf dem deutschen Geschäftskonto erscheint später ein anderer Betrag in Euro.
Beide Zahlen gehören wirtschaftlich zum selben Vorgang. Wer jedoch nur Eurobetrag und Rechnung nebeneinanderlegt, kann zunächst einen scheinbaren Widerspruch erzeugen.
Dokumentieren Sie deshalb bei Fremdwährungen immer Ausgangsbetrag, Währung, Zahlungsdatum und tatsächliche Gutschrift. So lässt sich eine Umrechnung später wesentlich leichter nachvollziehen.
Zahlung zwischen eigenen Firmenkonten: Wo beginnt die Herkunft?
Viele Unternehmen nutzen mehrere Geschäftskonten. Geld wird beispielsweise vom Konto bei einer anderen Bank zu Qonto übertragen.
Damit ist zunächst lediglich der unmittelbare Transfer erklärt. Die ursprüngliche wirtschaftliche Herkunft des Betrags kann jedoch früher liegen.
Wenn 150.000 Euro vom eigenen Firmenkonto kommen, die ursprünglich aus einem Unternehmensverkauf stammen, kann eine weitergehende Herkunftsprüfung genau diesen früheren Vorgang betreffen. Ein Eigenübertrag ist ein Zahlungsweg – nicht zwingend die Vermögensquelle.
Große Kundenzahlungen richtig dokumentieren
Die weiteren 60.000 Euro unseres Unternehmens stammen von einem neuen Großkunden. Der Betrag wird als Vorauszahlung für ein zwölfmonatiges Projekt geleistet.
Für Außenstehende kann eine solche Summe ungewöhnlich wirken, wenn bislang überwiegend kleinere Zahlungseingänge auf dem Geschäftskonto erfolgt sind.
Hier helfen klare Geschäftsunterlagen: Auftrag, Vertrag, Rechnung beziehungsweise Zahlungsplan und entsprechender Zahlungseingang sollten zusammen betrachtet werden. Bei erheblichen oder ungewöhnlichen Beträgen kann eine Kanzlei für Mittelherkunftsnachweise diese Dokumentation vor einer Einreichung auf Widersprüche prüfen.
Mittelherkunft und wirtschaftlicher Zweck sind nicht dasselbe
Bei Unternehmenszahlungen werden häufig zwei Fragen vermischt: Woher kommt das Geld? Und: Warum wird das Geld anschließend ausgegeben?
Ein Unternehmen kann beispielsweise 100.000 Euro aus einem Gesellschafterdarlehen erhalten und damit anschließend einen Lieferanten bezahlen. Der Ursprung des Geldes ist das Darlehen. Der Zweck der späteren Ausgabe ist der Einkauf.
Wer diese beiden Ebenen trennt, kann komplexe Zahlungsstrukturen wesentlich verständlicher darstellen. Gerade bei vielen aufeinanderfolgenden Transaktionen ist diese Unterscheidung hilfreich.
Welche Unterlagen können beim Qonto-Herkunftsnachweis wichtig sein?
Es gibt keine Dokumentenliste, die auf jeden Unternehmensfall passt. Ausgangspunkt ist immer der tatsächliche wirtschaftliche Vorgang.
Bei Kundenumsätzen können Rechnungen und Verträge im Vordergrund stehen. Bei Darlehen sind Darlehensunterlagen wichtig. Bei Anlagenverkäufen können Kauf- oder Verkaufsverträge beziehungsweise Rechnungen eine Rolle spielen.
Zusätzlich können Kontoauszüge und Überweisungsnachweise die Verbindung zwischen wirtschaftlichem Vorgang und tatsächlichem Geldfluss herstellen. Der beste Beleg ist meistens nicht ein einzelnes Dokument, sondern die passende Kombination mehrerer Nachweise.
So sollte ein Unternehmen auf eine Qonto-Anfrage reagieren
Lesen Sie zunächst genau, welche Transaktion betroffen ist. Markieren Sie Betrag, Datum, Absender beziehungsweise Empfänger und die konkrete Fragestellung.
Danach ordnen Sie dem Vorgang einen wirtschaftlichen Grund zu und suchen die dazugehörigen Belege. Erst anschließend sollte eine kurze schriftliche Erklärung entstehen.
Ich empfehle hierfür eine einfache Reihenfolge: Geschäftsvorgang – Vertrag oder Rechnung – Zahlung – Kontobuchung. Ein Prüfer sollte diese vier Stationen möglichst ohne eigene Recherche miteinander verbinden können.
Was tun, wenn die Unterlagen nicht zusammenpassen?
Probleme entstehen beispielsweise, wenn ein Vertrag über 100.000 Euro vorliegt, auf dem Konto aber lediglich 82.000 Euro eingehen. Dafür kann es viele legitime Gründe geben.
Vielleicht wurde eine Teilzahlung vereinbart, eine Forderung verrechnet oder der Betrag in einer anderen Währung geleistet. Entscheidend ist, diese Abweichung nicht ungeklärt stehen zu lassen.
Gerade bei hohen Unternehmensbeträgen oder mehreren ineinandergreifenden Verträgen kann ein spezialisierter Rechtsanwalt für Mittelherkunftsnachweise und Herkunftsnachweise helfen, solche Differenzen nachvollziehbar zu erklären.
Warum Unternehmen einen eigenen Mittelherkunftsordner führen sollten
Unternehmen archivieren Rechnungen und Verträge ohnehin aus buchhalterischen und steuerlichen Gründen. Für die Mittelherkunft lohnt sich trotzdem eine zusätzliche Struktur.
Besonders große oder außergewöhnliche Finanzierungen, Darlehen, Unternehmensverkäufe, Gesellschafterzahlungen und internationale Großtransaktionen sollten gesondert auffindbar sein.
Ein einfacher digitaler Ordner mit Vorgang, Vertrag, Rechnung und Zahlungsbeleg kann später enorme Zeit sparen. Wer die Herkunft seiner wichtigsten Unternehmensgelder jederzeit erklären kann, ist auf Rückfragen deutlich besser vorbereitet.
Mittelherkunftsnachweis bei Qonto: Die wichtigste Regel
Unser Unternehmen kann die zunächst auffälligen 220.000 Euro am Ende problemlos in drei wirtschaftlich verständliche Bereiche aufteilen: Anlagenverkauf, Gesellschafterfinanzierung und Kundenprojekt.
Damit wird aus einer hohen Gesamtsumme eine Reihe normaler Unternehmensvorgänge. Jeder Vorgang erhält eine eigene Belegkette.
Genau das ist mein zentraler Tipp zum Mittelherkunftsnachweis bei Qonto: Erklären Sie nicht bloß, wo sich das Geld zuletzt befand. Zeigen Sie, welches reale Geschäft oder welcher Finanzierungsvorgang hinter dem Geld steht.
Anwalt für Mittelherkunftsnachweis bei Qonto
Ich bin Rechtsanwalt Martin Wehrmann und befasse mich mit meiner Kanzlei WEHRMANN Digital- und Wirtschaftsrecht spezialisiert mit Mittelherkunftsnachweisen, Vermögensherkunft und Herkunftsnachweisen für Unternehmen und Privatpersonen. Dazu zählen Bankguthaben, Unternehmensgelder, Kryptowährungen und Edelmetalle sowie Fragestellungen gegenüber Finanzdienstleistern, Banken und dem Finanzamt und zum Herkunftsnachweis nach dem Geldwäschegesetz.
Auf mittelherkunftsnachweis.de beschäftige ich mich seit 2021 vertieft mit Mittelherkunft, Vermögensherkunft und der anwaltlichen Dokumentation komplexer Finanzströme. Gerade bei Gesellschafterzahlungen, internationalen Transaktionen oder schwer nachvollziehbaren Unternehmensstrukturen kann eine professionelle Aufbereitung sinnvoll sein.
Wer bei Qonto einen Mittelherkunftsnachweis erbringen soll oder bereits zusätzliche Unterlagen zu einer Transaktion einreichen musste, kann seinen Fall über mittelherkunftsnachweis.de online oder per E-Mail schildern. Dort können Betroffene eine kostenfreie Ersteinschätzung von Rechtsanwalt Martin Wehrmann als spezialisiertem Ansprechpartner für Mittelherkunftsnachweise und Herkunftsnachweise anfordern.
